Autenticar a cópia de um documento significa declarar que a cópia está igual ao documento apresentado. Este é um trabalho do tabelião, profissional que tem a fé pública do Estado. A autenticação faz prova plena do fato de que a cópia é idêntica ao documento.
A autenticação serve para multiplicar documentos, garantindo às pessoas estranhas que necessitem acreditar nas cópias, que elas têm a mesma validade, a mesma fé do documento verdadeiro.
A autenticação inverte o ônus de prova num processo judicial. Contestada a autenticação, deverá ser provada a falsidade e que o tabelião errou no ato
Em análise do Código de Normas da Corregedoria Geral de Justiça do Estado do Maranhão (Provimento 36/2015) na Seção XI o tema abordado é "Das Cópias e Autenticações"
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A autenticação inverte o ônus de prova num processo judicial. Contestada a autenticação, deverá ser provada a falsidade e que o tabelião errou no ato
Em análise do Código de Normas da Corregedoria Geral de Justiça do Estado do Maranhão (Provimento 36/2015) na Seção XI o tema abordado é "Das Cópias e Autenticações"
Do artigo 680 podemos conceituar que autenticação é a conferência de uma cópia com o documento original, vejamos:
OBS: No entanto deve ser analisado o defeito e se este for indício de eventual fraude deverá ser recusado a autenticação e comunicado a delegacia de polícia ou MP. (Vide art. 681)
Vamos analisar outras questões que ocorrem nas Serventias Extrajudiciais no Estado do Maranhão, respondendo-as e indicando os artigos do CNCGJ/MA
3) - Tenho que ler o documento a ser autenticado?
5) - É possível autenticar documentos que não estejam totalmente preenchidos?
R: Não, o documento deve ser analisado para evitar que após a autenticação seja inserido nos espaços em branco novo texto, como por exemplo alteração da data, não podendo esses espaços estarem rasurados, danificados ou com uso de corretivo.
6) - Cópias autenticadas de autoridade ou repartição pública podem ser autenticadas?
R: Sim, essas cópias são consideradas documentos originários com teor de fé pública.
7) - Como é considerado a autenticação de documentos diversos cuja cópia foi reproduzida na mesma folha?
8) - É necessário autenticar cópias de processos judiciais?
9) - É possível autenticar microfilmes ou cópias ampliadas de imagem microfilmada?
Art. 680. Ao autenticar cópia de documento público ou particular que extrair ou lhe for fornecida, o tabelião a confrontará com o original, conferindo os textos e o aspecto morfológico da escrita e verificará, com cautela, se o documento original contém rasuras ou quaisquer outros defeitos, os quais serão ressalvados na autenticação.
Do artigo citado acima identificamos a resposta de um questionamento muito comum:
1) - Posso autenticar uma cópia caso o documento original apresente rasura, borrão ou algum outro defeito?
R: Sim, é possível a autenticação, desde que a cópia esteja idêntica ao original e seja constado no ato a observação cartorária do elemento defeituoso, no entanto se essa rasura for relativa a algum campo que deverá ainda ser preenchido não poderá ser autenticado. Ex: "Certifico que a presente cópia confere com o original apresentando, constando rasura por erro ortográfico na palavra xxx. Dou fé".
OBS: No entanto deve ser analisado o defeito e se este for indício de eventual fraude deverá ser recusado a autenticação e comunicado a delegacia de polícia ou MP. (Vide art. 681)
Art. 681. No caso de fundada suspeita de fraude, o notário recusará a autenticação e comunicará o fato imediatamente à autoridade competente (delegacia de polícia ou Ministério Público).
2) - Posso autenticar a cópia de uma cópia autenticada?
R: Não, no Estado do Maranhão até a presente data (24/03/2020) só é permitido a cópia de documentos originais. Alguns Estados aceitam essa possibilidade.
Art. 682. É vedada a autenticação de cópia de documento não original, ainda que autenticado.
R: Sim, pois se este apresentar ofensa às leis, à soberania nacional, à ordem pública e aos bons costumes não poderá ser autenticado.
Art. 682 (...) § 1º É proibida a autenticação de cópia de documento ou reconhecer firma cujo teor revele ofensa às leis, à soberania nacional, à ordem pública e aos bons costumes.
4) - É possível autenticar documento em língua estrangeira?
R: Sim, é possível, desde que acompanhado por tradutor público brasileiro (tradução juramentada), ou ainda se o notário compreender o conteúdo, certificando esta circunstância.
Art. 682 (...) § 2º O tabelião de notas ou substituto só poderá reconhecer firma ou autenticar documento escrito em língua estrangeira se estiver acompanhado por tradutor público brasileiro, salvo se o notário compreender o conteúdo, certificando esta circunstância.
4) - Posso autenticar documentos impressos da internet ou papéis em branco?
R: Não, o CNCGJ/MA não permite.
Art. 682 (...) § 3º É proscrito autenticar documentos oriundos da internet ou papel em branco.
5) - É possível autenticar documentos que não estejam totalmente preenchidos?
R: Não, o documento deve ser analisado para evitar que após a autenticação seja inserido nos espaços em branco novo texto, como por exemplo alteração da data, não podendo esses espaços estarem rasurados, danificados ou com uso de corretivo.
Art. 682 (...) § 4º É proibido autenticar documento que não está totalmente preenchido, tais como: a ausência de datação no documento, se está rasurado ou danificado ou com uso de corretivo.
6) - Cópias autenticadas de autoridade ou repartição pública podem ser autenticadas?
R: Sim, essas cópias são consideradas documentos originários com teor de fé pública.
Art. 682 (...) § 5º Não está sujeita à restrição do caput a cópia que, emanada e autenticada por autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentenças, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha e certidões de registros públicos, de protestos ou da Junta Comercial.
R: A cada documenta é contado uma autenticação
Art. 683. Quando houver mais de um documento reproduzido na mesma face da folha, a cada uma corresponderá uma autenticação.
Parágrafo único. Pela autenticação de cópia de documento de identificação com validade em todo o território nacional, ou do CPF, ou do título eleitoral, em que frente e verso serão reproduzidos na mesma face da folha, trata-se de apenas um ato autenticado.
R: Não, desde que autenticada pelo Serventuário Judicial
Art. 684. Independem de autenticação notarial as cópias autenticadas por autoridade administrativa ou por serventuários judiciais, de documentos existentes nas respectivas repartições.
9) - É possível autenticar microfilmes ou cópias ampliadas de imagem microfilmada?
R: Sim, desde que a a Serventia esteja registrada no Ministério da Justiça e possa realizar a conferência com o original.
Art. 685. O tabelião poderá autenticar microfilmes de documentos ou cópias ampliadas de imagem microfilmada, conferido mediante aparelho leitor apropriado.
Parágrafo único. Nessa hipótese, a serventia deverá estar registrada no Ministério da Justiça, nos termos do art. 15 do Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
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